Nómina Electrónica ¿Qué es y para qué sirve?

Es bien sabido que la era digital ha traído consigo revolución en el manejo de la información, y la DIAN, dentro de sus funciones, no es una institución que se quede atrás, pues ha promovido la transformación del manejo de la documentación de un formato físico a un formato digital. De esta forma, se da origen a la denominada “nómina electrónica”, una figura que cumple con las expectativas de la evolución tecnológica.

En ese orden y para efectos tributarios, se trata de la evidencia de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el IVA, cuando aplique, derivados de los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria o de pensiones.

Ahora bien, su objetivo principal es optimizar el reporte mensual realizado ante la DIAN con la finalidad de generar un soporte válido respecto de los mencionados costos y deducciones. Y la importancia de cumplir con esta es que, para los contribuyentes obligados, a partir de la fecha de implementación obligatoria de la nómina electrónica, solo con el documento soporte de pago de nómina electrónica validado por la DIAN se podrán aplicar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el IVA, cuando aplique, derivados de los pagos o abonos en cuenta relacionados con la nómina, que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria o de pensiones.

Por otro lado, y antes de avanzar, es necesario discutir una pregunta frecuente relacionada al tema, y es ¿Por qué también se hace referencia a la relación de pensiones? Básicamente, es porque existen casos particulares en donde los empleadores asumen los pasivos pensionales de manera directa pagando la respectiva pensión a sus exempleados.

A quiénes aplica

Las personas obligadas son aquellos contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios que realizan pagos o abonos en cuenta que se derivan de una vinculación por una relación laboral o legal y reglamentaria. Y por pagos a los pensionados a su cargo, que requieren soportar los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el IVA, cuando aplique.

Dicho esto, las definiciones importantes a tener en cuenta al momento de generar el soporte son, en primer lugar, el valor devengado de la nómina. Este data de los conceptos que constituyen ingresos de nómina para el beneficiario del pago, como por ejemplo: Salario, bonificaciones y horas extra. En segunda instancia se encuentra el valor deducido de la nómina, que abarca los conceptos que se detraen de los valores devengados de nómina por parte del beneficiario del pago y que incluyen, entre otros: Aportes a salud, aportes a pensión y préstamos.

Asimismo, las normas que soportan la nómina electrónica son:

• Resolución 000013 de febrero 11 de 2021.
• Resolución 0037 del 5 de mayo de 2021.
• Parágrafo 6 del artículo 616-1 del Estatuto Tributario.
• Artículo 1.6.1.4.27 del DUR del Sector Tributario 1625 de 2016.
• Resolución 000042 del 5 de mayo de 2020.

Y de acuerdo a estas, los contribuyentes obligados deben generar y transmitir el documento soporte de pago de nómina electrónica para la validación de la DIAN, de manera independiente para cada uno de los beneficiarios de los pagos realizados, por el sujeto obligado, el cual es un documento electrónico que constituye el soporte de los costos y deducciones en el impuesto sobre la renta y complementarios e impuestos descontables en el IVA, cuando aplique. Que sean derivado de los pagos o abonos en cuenta, relacionados con la nómina, y que se desprenden de una relación laboral o legal y reglamentaria y que está compuesto por los valores devengados de nómina, los valores deducidos de nómina y el valor total diferencia de los mismos.

También, estarán obligados a generar y transmitir para validación de la DIAN el documento de nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica para aquellos casos en que se desee hacer correcciones, ajustes o modificaciones al documento soporte de pago de nómina electrónica.

La información que deberá contener el documento soporte de pago de nómina electrónica es:

1. Deberá estar denominado expresamente como documento soporte de pago de nómina electrónica.
2. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria – NIT del empleador – contribuyente obligado.
3. Apellidos y nombre(s) y Número de Identificación del beneficiario del pago.
4. El código único de documento soporte de pago de nómina electrónica – CUNE.
5. Llevar un número que corresponda a un sistema interno de numeración consecutiva, asignado por el empleador – contribuyente obligado.
6. Contenido y valores de los conceptos que corresponden al valor devengado de nómina.
7. Contenido y valores de los conceptos que corresponden a los valores deducidos de nómina.
8. El valor total diferencia, que corresponde a la diferencia del valor total devengado de nómina menos el valor total deducido de nómina.
9. El contenido del «Anexo técnico documento soporte de pago de NÓMINA ELECTRÓNICA» establecido en el artículo 20 de la Resolución 000013 del 11 de febrero de 2021, en relación con la información y contenido de que trata el artículo 5 de dicha Resolución.
10. El medio de pago que el empleador – contribuyente obligado utiliza para hacer la entrega de la contraprestación económica de los servicios prestados por el beneficiario del pago.
11. Fecha y hora de generación.
12. La firma digital del empleador – contribuyente obligado de acuerdo con las normas vigentes y la política de firma establecida por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, al momento de la generación como elemento para garantizar autenticidad, integridad y no repudio del documento de nómina electrónica.
13. Apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria – NIT, del proveedor de soluciones tecnológicas, y la identificación del software.

Los beneficios de la implementación de la nómina electrónica son:

• Poder usar los costos y deducciones relacionados con nómina validados por la DIAN en la declaración de renta.
• Mayor eficacia y transparencia en los trámites de reporte de nómina ante la DIAN, que finalmente reflejarán descuentos y deducciones a favor de los empleadores.
• Ahorro por concepto de gastos en insumos físicos (papel, tóner, tinta, gastos de impresión, carpetas, espacio físico, entre otros).
• Optimización del tiempo, por cuanto los trámites electrónicos se simplifican a través de la automatización de los procesos a través de un Software y adicionalmente se podrá acceder a toda la información actualizada y de un modo práctico.
• Permite seguir desmaterializando comprobantes fiscales.
• Actualización constante de la información de costos y deducciones e impuestos descontables reportados en la DIAN permitiendo el acceso a nuevos servicios electrónicos como devoluciones automáticas y declaraciones sugeridas.
• Eliminar trámites administrativos, como certificar los desprendibles de nómina de sus empleados a terceros interesados, pues estos podrán verificar la información directamente en la DIAN.

Sin embargo ¿Qué pasa si se omite información o se encuentran errores aritméticos? En ese caso, será necesario generar una nota de ajuste del documento soporte de pago de nómina electrónica que va a reemplazar el documento original, donde se registrarán las correcciones, ajustes o modificaciones.

Por ende, es importante recordar que cuando hablamos de “Nomina original” o “nómina individual” nos referimos al documento soporte de pago de nómina electrónica que:

• Se genera de manera individualizada por cada uno de los empleados (si se tienen 10 empleados, habrá que generar y transmitir 10 documentos soporte de pago de nómina electrónica; y si se tienen 5.000 empleados, se deberán generar y transmitir 5.000 documentos).
• Se genera consolidado de nómina por mes por cada empleado, independientemente de la periodicidad con la que se hagan los pagos o abonos en cuenta.
• Se genera en formato XML, firmado digitalmente, bajo un lenguaje UBL estandarizado; y se transmite a la DIAN para su validación correspondiente.
De igual manera, cabe resaltar que la nómina electrónica deberá remitirse a la DIAN dentro de los diez primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago o abono en cuenta a los empleados y pensionados a cargo del empleador.
Adicionalmente, debemos tener presente algunos puntos relevantes, como:
• Si el sujeto obligado es responsable de llevar contabilidad, el documento soporte de pago de nómina electrónica se genera y se transmite cuando se causa el costo o gasto.
• Si el sujeto obligado no es responsable de llevar contabilidad, el documento soporte de pago de nómina electrónica se genera y se transmite cuando se hace el pago o abono en cuenta.

De este modo, el documento soporte de pago de nómina electrónica se debe generar y transmitir de forma mensual, independientemente de la periodicidad con la cual el sujeto obligado realice los pagos de nómina. Además, el sujeto obligado deberá acumular la información con los valores devengados, deducidos de nómina y el valor total de la diferencia. Sólo se enviará un documento mensualmente por cada empleado, independientemente de la periodicidad con la cual el sujeto obligado realice los pagos de nómina.

Y finalmente, si hablamos de calendario ¿Desde cuándo se debe transmitir a la DIAN el Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica? El calendario está basado en la cantidad de empleados que tenga en nómina el responsable, iniciando en septiembre 2021 con aquellos que tengan más de 250 empleados y así sucesivamente.

 

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Bibliografía:
Abece-documento-soporte-de-pago-nomina-electronica.pdf. (s. f.). Recuperado 6 de agosto de 2021, de https:// https://www.dian.gov.co/impuestos/factura-electronica/Documents/Abece-documento-soporte-de-pago-nomina-electronica.pdf
DIAN Colombia. (2021, agosto 6). Conferencia virtual: Documento Soporte de Pago de Nómina Electrónica – DIAN. https://www.youtube.com/watch?v=UdOwogrDbbs&t=5286s
DIAN, Resolución 000013, (2021).
DIAN, Resolución 000037, (2021).
DIAN, Resolución 000063, (2021).